Como estruturar um e-mail em inglês profissional?

Escrever um e-mail em inglês pode ser desafiador, especialmente quando se trata de manter a formalidade e a clareza. Assim, seja para um cliente, superior ou colega de trabalho, é essencial entender as estruturas e convenções da comunicação profissional. 

Neste artigo, veja as melhores práticas para criar um e-mail profissional em inglês, abordando desde a saudação inicial até a forma correta de finalizar a mensagem. Dessa forma, garanta que sua comunicação seja bem recebida e eficaz.

Como começar um e-mail em inglês formal?

Escrever o início de um e-mail profissional é fundamental para criar uma boa impressão e estabelecer o tom adequado. Portanto, uma saudação formal é a chave para garantir que sua comunicação seja respeitosa e apropriada para o ambiente de trabalho.

Saudação formal: como cumprimentar corretamente em inglês

 Ao escrever um e-mail em inglês, a saudação inicial deve ser formal e direcionada ao destinatário de forma respeitosa. Então, o tom da saudação depende do grau de formalidade que você deseja transmitir e do seu relacionamento com o destinatário. 

Geralmente, utiliza-se “Dear” para uma saudação mais formal. No entanto, caso tenha mais intimidade, “Hello” pode ser uma opção adequada, embora ainda mantenha o nível de profissionalismo. A escolha depende do contexto.

Dear [Nome]

A forma mais tradicional e formal de começar um e-mail profissional. Assim, usado quando você não tem um relacionamento próximo com o destinatário.

Hello [Nome]

Um pouco mais casual, mas ainda assim adequado para contextos profissionais, especialmente quando você já tem um relacionamento amigável com a pessoa.

Greetings [Nome]

Usado em contextos onde a formalidade é necessária, mas sem a rigidez do “Dear”. Frequentemente usado em comunicados ou mensagens mais formais.

Dear Sir/Madam

Quando você não sabe o nome da pessoa a quem está escrevendo, esse é um método formal e respeitoso para iniciar o e-mail.

Como organizar o corpo do e-mail em inglês?

Uma vez que a saudação é feita, a organização do corpo do e-mail se torna crucial para garantir clareza. Então, ele deve ser estruturado de forma lógica, começando com uma introdução clara do assunto e, em seguida, desenvolvendo o conteúdo de maneira concisa.

Abertura e introdução do assunto de forma clara

 A introdução do seu e-mail em inglês deve sempre começar com uma frase clara que apresente o propósito da mensagem. Desse modo, seja direto, mas educado. Além disso, evite rodeios e forneça uma ideia do que está por vir no corpo da mensagem.

Frases para começar a mensagem de forma profissional:

• “I am writing to inform you about…”
• “I would like to discuss…”
• “I am reaching out to you regarding…”

Desenvolvimento: comunicando sua mensagem de forma concisa

Mantenha o foco e evite incluir informações irrelevantes. Afinal, o objetivo é ser claro e preciso, especialmente em ambientes corporativos, onde o tempo é precioso.

Como manter a formalidade e clareza no corpo do e-mail:

1. Seja objetivo: evite frases longas e excessivamente complexas;
2. Use linguagem formal: “could” e “would” são mais formais e educados que “can” e “will”;
3. Organize a mensagem em parágrafos curtos: isso facilita a leitura e compreensão, especialmente em dispositivos móveis;
4. Não seja muito casual: evite gírias ou abreviações, exceto se você tenha uma relação próxima com o destinatário;
5. Se for necessário incluir anexos ou links, mencione-os claramente: “I have attached the document for your reference” ou “Please find the link below.”

Como encerrar um e-mail em inglês de forma adequada?

 Saber como finalizar e-mail em inglês deve ser tão cuidadoso quanto a saudação e o corpo da mensagem. Então, ele deve refletir o tom da comunicação e deixar uma impressão positiva. 

O encerramento também deve ser adequado ao nível de formalidade do e-mail e ao relacionamento com o destinatário.

Exemplos de encerramentos profissionais em inglês

O encerramento de um e-mail em inglês é a última oportunidade para deixar uma boa impressão. Assim, a seguir, veja alguns exemplos de expressões comuns para encerrar um e-mail profissional de forma cortês:

• “Best regards” (Melhores cumprimentos);
• “Kind regards” (Atenciosamente);
• “Sincerely” (Atenciosamente, usado em comunicações mais formais);
• “Yours faithfully” (Atenciosamente, usado quando não se sabe o nome da pessoa, mais formal).

“Kind regards” vs “Best regards”: qual é o mais apropriado?

O “Best regards” é mais comum em ambientes corporativos, uma forma amigável e ainda respeitosa. Portanto, é apropriado para a maioria das situações profissionais.

Já o “Kind regards” é um pouco mais formal, e pode ser mais indicado quando você precisa transmitir um tom um pouco mais reverente ou cordial. Ambos são corretos, mas a escolha depende do tom que você quer dar à sua mensagem.

Como se escreve e-mail em inglês e se garante a eficácia da mensagem?

Uma boa escrita é essencial, mas a revisão e a organização também desempenham papéis fundamentais na comunicação profissional.

A importância da revisão e da gramática correta

 A revisão é uma parte crítica do processo de escrita. Assim, um e-mail com erros gramaticais pode prejudicar sua imagem profissional e fazer com que sua mensagem perca credibilidade. 

Revise seu texto várias vezes antes de enviar, prestando atenção em detalhes como pontuação, concordância verbal e ortografia.

Ferramentas para corrigir e melhorar seus e-mails em inglês

Existem várias ferramentas de correção de texto que podem ajudá-lo a evitar erros e melhorar a qualidade do seu e-mail:

1. Grammarly: ferramenta que corrige gramática, pontuação, estilo e até o tom do seu e-mail;
2. Hemingway Editor: focada na clareza e simplicidade do texto, ajuda a tornar suas frases mais diretas e legíveis;
3. Ginger Software: outra ferramenta que oferece correção de gramática, além de sugestões de melhoria de estilo.

Quais são os erros mais comuns ao escrever e-mails em inglês?

Erros de formalidade, tom e gramática são comuns quando se escreve em inglês, especialmente em ambientes profissionais. Dessa forma, identificar e evitar isso é essencial para garantir que sua comunicação seja clara, eficaz e bem recebida.

Erros de formalidade e de tom

É importante manter a formalidade adequada ao escrever e-mails profissionais, mas também evitar um tom excessivamente rígido ou informal. Então, alguns erros comuns incluem:

1. Usar expressões muito casuais em e-mails formais, como “Hey” ou “What’s up?”;
2. Usar a palavra “you” em excesso em e-mails que exigem um tom mais impessoal ou formal;
3. Não utilizar as saudações e encerramentos apropriados para o nível de formalidade do e-mail.

Como evitar mal-entendidos ao escrever e-mails formais:

• seja claro e direto: evite frases longas e ambíguas;
• use um tom profissional: mesmo que você tenha um bom relacionamento com o destinatário;
• revise sempre antes de enviar: além de verificar a gramática, assegure-se de que o tom do seu e-mail seja o adequado para o contexto.
• cuidado com o uso de humor: o humor pode ser mal interpretado em um e-mail profissional.

O que mais saber sobre e-mail em inglês?

Veja, então, as perguntas mais comuns sobre o assunto.

Como começar um e-mail formal em inglês?

Normalmente, um e-mail formal começa com “Dear [Nome]” se você souber o nome do destinatário. Se não souber, pode usar “Dear Sir/Madam” ou “To whom it may concern”.

Qual a diferença entre “Best regards” e “Kind regards” ao finalizar um e-mail?

Ambos são educados, mas “Best regards” é mais formal e usado em comunicações profissionais. Já “Kind regards” tem um tom mais amigável e pode ser usado quando há uma relação um pouco mais próxima com o destinatário.